Herkent u dat? Plannen hebben gemaakt voor onvoorziene situaties en op het moment dat zich dan iets voordoet tóch kiezen voor creativiteit en improvisatie en de plannen in de la laten liggen? Zeker waar het betreft een crisis of ramp, zal dit een herkenbaar fenomeen zijn. Zijn de plannen dan voor niets gemaakt? Nee, integendeel!

Uiteraard is het minder zwart-wit dan dat ik het hier schets, maar heel ver bezijden de waarheid is het ook niet. Als zich een situatie voordoet, wordt deze vaak ingeschat als nét iets anders dan waar de plannen voor zijn gemaakt en bovendien voelt het uitvoerig raadplegen van de plannen op dat moment vaak strijdig met de dan ervaren tijdsdruk. Zo hebben burgemeesters of bestuurders van organisaties in mijn richting vaak verzucht; 'Goed om plannen te hebben, maar doe mij zelf maar een A4-tje of checklist met daarop de punten waaraan ik in ieder geval moet denken als zich iets ingrijpends en onverwachts voordoet’.

Planvorming is desondanks cruciaal. Het samen maken van plannen maakt de organisatie bewust van mogelijke incidenten waar de organisatie mee te maken kan krijgen, van wat daarvoor geregeld moet worden en van het feit dat in dat geval, zeker bij een crisis of ramp, anders gewerkt gaat worden; directieve sturing in plaats van democratisch overleg. Ook vormen de plannen het perfecte kader voor het opleiden, trainen en oefenen van rollen en verantwoordelijkheden bij incidenten.

De vraag is echter wat de plannen ook echt toepasbaar zou maken als 'handvat' op het moment van een incident. Daarvoor moeten we terug naar de ‘verzuchting’ van burgemeesters en bestuurders. Het in één oogopslag helder hebben van waar op dat moment aan gedacht moet worden (checklist) en een actueel lijstje van belangrijke namen en telefoonnummers voorziet dan prima in de eerste te ondernemen acties. Sterker nog, het hebben van een uittreksel of checklist -  als notitie op de smartphone of op papier in binnenzak of portemonnee - geeft de houder te allen tijde een basis voor het gevoel voorbereid te zijn op iets onverwachts.

Het is daarom belangrijk op het moment van de uitgebreide planvorming al bewust te zijn van het doel dat er feitelijjk mee gediend wordt. Niet het voorzien in een document dat bij een incident direct wordt geraadpleegd, maar het creëren van bewustwording bij (potentiële) actoren, het met elkaar checken of de organisatie ‘klaar’ is voor een mogelijk incident en het leggen van een gedegen basis onder het opleiden, trainen en oefenen.

Ten aanzien van de bruikbaarheid van plannen op het moment van een incident moet met enige relativering gezegd worden dat medewerkers in grote lijnen (o.a. door training) al bekend zouden moeten zijn met wat er van hen verwacht wordt en hier eigenlijk ‘slechts’ kort aan herinnerd hoeven te worden. Het laat zich enigzins vergelijken met het concept van de BHV. Ook deze medewerkers moet je op het moment van een incident niet eerst nog hoeven te verwijzen naar de planvorming.

Waar plannen zich namelijk veelal kenmerken door een samenstel van informatie over organisatie, visie, doelstellingen, beleid, partners, procedures, processen, etc., kunnen checklisten of handelingsprotocollen zich primair richten op het gewenste handelen van een medewerker. De directe beschikbaarheid van op de functie gemaakte checklisten c.q. ‘als ….. dan ….. -regels’  garanderen dan dat ook daadwerkelijk gehandeld wordt in het verlengde van de gemaakte plannen!

Niet het hébben van een integraal plan garandeert dus het gewenste handelen van medewerkers in een bijzondere of ernstige situatie. Het is het op dat moment snel beschikbaar hebben van compacte direct toepasbare informatie op maat! Hier zijn mooie voorbeelden van (denk in crisisland aan kwalificatieprofielen en taakkaarten), maar helaas kom ik ook nog vaak het idee tegen dat het hébben van zo'n (omvangrijk) plan het handelen in bijzondere situaties zal sturen. Planvorming is als basis natuurlijk absoluut een voorwaarde, maar nooit voldoende voorwaarde voor het conform handelen in de praktijk. Dat is de snel beschikbare en op een specifieke functie gerichte checklist wel!

Altijd bereid te helpen bij het vertalen van uw plannen naar praktisch en snel toepasbare checklisten!

Ries Ouwerkerk

NB.  Ries was in het verleden ook (mede-)eigenaar en vormgever van de Checklistpagina. Een succesvol initiatief in de vorm van de bekende Startpagina, waarin gebruikers op allerhande thematiek checklisten kregen aangereikt. Het actueel houden nam op enig moment te veel tijd in beslag, waardoor hij ermee moest stoppen.